Eat That Frog – Làm thế nào để tăng hiệu suất công việc khi mỗi ngày chỉ có 24 giờ?
Bạn nghĩ lý do khiến bạn không thể hoàn thành những công việc trong ngày? Có phải vì mình thiếu kỹ năng sắp xếp hoặc quản lý thời gian?
Nhưng, sự thật có khi không phải như bạn nghĩ. Đó có lẽ là vì bạn chưa biết tới bí quyết Eat That Frog mà anh sắp chia sẻ trong bài viết dưới đây.
Tác giả: Huỳnh Duy Khương.
Eat That Frog là gì?
Có một câu nói giống như vậy:
Đó chính là câu nói đã truyền cảm hứng cho Brian Tracy – Nhà huấn luyện về hiệu suất cá nhân nổi tiếng trên thế giới. Ông đã viết một cuốn sách tên Eat That Frog (Tạm dịch: Hãy ăn một con ếch) liên quan tới chủ đề này.
“Con ếch” tượng trưng cho những công việc cần phải làm nhưng bạn cảm thấy khó khăn, không thích, không muốn,… đủ mọi loại cảm xúc khiến mình cứ trì hoãn mãi mới làm.
Nếu như vẫn cứ liên tục trì hoãn kiểu công việc mà sớm muộn gì cũng cần phải làm, nó sẽ ảnh hưởng tới năng lượng và hiệu suất trong cả một ngày và khiến cho bạn khó có thể làm việc hiệu quả.
Đã bao giờ trải qua những công việc giống như vậy chưa?
Vì sao cần phải “ăn con ếch”?
Nếu như liên tục trì hoãn những công việc khó nhằn đó, chắc chắn nó sẽ càng ngày càng nở rộng ra và khiến bản thân càng làm biếng để làm hơn.
Kết quả là khi công việc không được hoàn thành sớm hoặc không đạt yêu cầu như cấp trên mong đợi, có khi bạn sẽ bị khiển trách và độ uy tín của bản thân sẽ giảm đi rất nhiều.
Hậu quả nếu như bạn không nhận ra được vấn đề này, tới một thời điểm nào đó, bạn sẽ nghĩ rằng lý do mà mình làm việc không hiệu quả là vì:
- Quản lý thời gian chưa tốt
- Chưa biết cách sắp xếp công việc hiệu quả
- Trí nhớ không được tốt
- (…)
Bạn sẽ phải liên tục đi ra ngoài để tìm những giải pháp “mà mình nghĩ là đúng” và rồi vấn đề không được giải quyết. Thậm chí ảnh hưởng ngược lại tới năng lượng và tinh thần làm việc của bản thân ngày qua ngày.
Nhưng vấn đề thật sự đang ngăn cản bạn đạt được tới mục tiêu làm việc hiệu quả là: Có một con ếch cần phải ăn nhưng bạn cứ mãi chần chừ và không dám đối diện với nó.
Việc bạn cần làm là: Hãy ăn con ếch đó – Eat That Frog.
Bí quyết “ăn con ếch” hiệu quả
Bước 1: Xác định “con ếch” của bạn nằm ở công việc nào?
Đa số mọi người có thể mường tượng và cảm nhận được nhưng anh muốn chỉ cho bạn một phương pháp rõ ràng hơn để tìm được chính xác con ếch mình cần ăn.
Theo ma trận Eisenhower, thông thường sẽ có 4 loại công việc cần làm:
- Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Trong 4 loại công việc này, con ếch của bạn sẽ là loại công việc “khẩn cấp nhưng không quan trọng”.
Đó là những câu việc như: gọi điện cho một khách hàng khó tính, giải quyết đống hồ sơ từ năm ngoái, đề xuất phương án mới với sếp,… những công việc tiêu tốn rất nhiều năng lượng và thời gian của mình.
Bước 2: Lên kế hoạch để “ăn con ếch” càng sớm càng tốt
Nếu như buổi sáng không phù hợp thì chuyển sang buổi chiều, bạn có thể hiểu rộng ra giống như vậy. Miễn sao hãy làm nó với thời gian sớm nhất trong ngày để “eat that frog” thành công là được.
Bất cứ khi nào bạn cảm thấy đó là những công việc cần thiết, nhưng về mặt cảm xúc mình lại không muốn làm, thì hãy chậm lại một nhịp và hỏi mình một câu hỏi: “Việc này có làm ngay được liền hay không?”
Nếu câu trả lời là Có, hãy bắt tay vào thực hiện ngay lập tức.
Anh đảm bảo với bạn, chỉ cần làm được việc đó 2-3 lần, nó sẽ cho bạn cảm giác cực kì hứng khởi. Bởi vì khi hoàn thành công việc khó nhằn, sẽ khiến cho mình cảm thấy hưng phấn hơn để hoàn thành những công việc còn lại.
Bước 3: Hãy biến việc “ăn ếch” thành thói quen hằng ngày
Mỗi ngày thức dậy, câu đầu tiên bạn có thể tự hỏi mình là: “Đâu là con ếch mình cần phải ăn trong ngày hôm nay?”
Tuy nhiên, nếu trong một ngày có nhiều hơn một con ếch cần ăn thì sao?
Brian Tracy cũng đề cập tới vấn đề này trong cuốn sách của ông và câu trả lời là: “Hãy lựa con ếch xấu xí nhất và xử đẹp nó trước.”
Tuân theo lộ trình giống như vậy, đó là lúc bạn sẽ hoàn thành được công việc và làm việc hiệu quả hơn.
Bước 4: Hãy nhờ sự hỗ trợ nếu không biết cách làm
Đôi khi, lý do khiến cho bạn không muốn ăn con ếch đó, không chỉ là vì mình không muốn làm, mà còn là vì mình không biết cách để làm nó.
Cho nên, bí quyết ở đây là: Đặt câu hỏi.
Hỏi ai? – Bạn có thể hỏi cộng sự, hỏi cấp trên về những băn khoăn, thắc mắc mà mình đang có và đang bị cản trở để mình hoàn thành.
Đừng ngại hỏi! Bởi vì một trong những lý do khiến mình làm mãi không xong việc là bởi vì cứ mãi làm việc 1 mình mà không biết cách nhờ sự trợ giúp từ mọi người xung quanh để Eat That Frog.
Chỉ cần hỏi và tìm ra được hướng làm, đó là nó sẽ giúp bạn sẽ xử lý được vấn đề nhanh gọn hơn rất nhiều.
Xem thêm video dưới đây để biết cách đặt câu hỏi cho hiệu quả:
Anh đã áp dụng phương pháp Eat That Frog như thế nào?
Trong những năm đầu tiên mới đi dạy học, anh rất thích công việc được tới lớp mỗi ngày, soạn những bài giảng, những câu chuyện để chia sẻ với học viên của mình.
Nhưng, có một công việc anh không thích chút nào, đó là cập nhật số liệu và báo cáo hàng tuần trong những buổi họp với công ty.
Thường thì anh cần phải báo cáo những con số liên quan tới sĩ số, chất lượng học viên, chất lượng bài giảng, kết quả của học viên,…
Đó là một công việc cần phải tổng hợp một đống những con số, một đống những bản báo cáo dài ngoằng. Nhưng nó lại là thứ cần thiết phải làm hàng tuần nên việc đó luôn là ưu tiên cuối cùng trong những công việc hàng ngày của anh.
Bởi vì là ưu tiên thấp, nên anh hay để tới cuối ngày mới bắt tay vào làm, có khi để sang ngày mai, rồi lại ngày mai, cho tới khi sát giờ rồi anh mới chịu ngồi xuống để nhập liệu. Khó khăn lúc đó là anh phải ngồi nhớ lại mọi thứ xảy ra trong tuần vừa rồi, mọi thứ cực kì hỗn loạn.
Chính thói quen trì hoãn này đã giảm hiệu quả công việc của anh xuống đáng kể. Thậm chí để xảy hậu quả là khi đi họp, anh bị Sếp của mình khiển trách rất nặng và khiến cho tâm trạng áp lực và mệt mỏi hơn.
Cho tới khi anh nhận ra: “Dù thích hay không thích thì vẫn phải hoàn thành việc này, sao không lựa chọn để làm nó sớm hơn?”
Đó là lúc anh thay đổi cách mình tiếp cận với vấn đề này.
Thay vì để tới cuối ngày mới làm, thì ngay khi thức dậy vào buổi sáng, việc đầu tiên anh nghĩ tới là:
- Mục tiêu công việc mình cần làm hôm nay là gì?
- Đâu là những “con ếch” cần phải làm trong bản báo cáo tuần?
Điều kì diệu là khi bắt tay vào thực hiện, thật ra nó không tốn quá nhiều thời gian như anh nghĩ.
Dần dần cảm nhận được chuyện này, kể từ đó về sau, công việc của anh tiến triển trơn tru và hoàn thành công việc tốt hơn rất nhiều nhờ phương pháp Eat That Frog.
Lời kết
Tới bây giờ, anh nhận ra một điều rằng, đôi khi việc mà mình không muốn làm nhất, lại là thứ giúp thay đổi cuộc sống của mình nhiều nhất.
Kỹ năng làm việc hiệu quả và tăng hiệu suất công việc là thứ không phải ai cũng có sẵn ngay từ ban đầu. Nhưng, vì là kỹ năng nên chắc chắn ai cũng có thể học được nếu có đủ sự quyết tâm, giống như phương pháp Eat That Frog anh có nêu ở trên.
Nếu hiện tại bạn đang quan tâm và muốn tìm hiểu một lộ trình cụ thể để phát triển bộ kỹ năng này, giúp sự nghiệp của mình thăng tiến nhanh hơn, thì có thể tham khảo qua khoá huấn luyện Underground Leader của anh.
