Một trong những băn khoăn anh được nhận nhiều nhất của các bạn quản lý, đó là:
“Làm sao để em có thể khơi gợi các bạn nhân sự trong team của mình phát biểu ý tưởng nhiều hơn?”
Trong cuộc họp, nhiều quản lý sẽ gặp trường hợp các bạn nhân sự mỗi lần hỏi ý kiến, quan điểm của bạn đều nhận được sự im lặng. Nếu là người quản lý, bạn sẽ có cảm giác nhân sự của mình đang thờ ơ, không nhiệt tình trong việc. Tuy nhiên, trong bài viết này anh sẽ cho bạn 3 lý do tại sao nhân sự lại ít hăng hái nói lên ý kiến của mình và cách để giúp cho họ tin tưởng và đóng góp nhiều hơn.
Tại sao nhân viên im lặng khi tương tác với sếp?
Mong đợi sai
Nếu trong 1 cuộc họp, không ai có ý kiến gì. Đó là một chuyện bình thường. Mong đợi mà bạn đang có là: Nhân sự phải có suy nghĩ, đóng góp và trách nhiệm như bạn. Bạn tự hỏi: “Tại sao nhân sự lại không nhiệt tình giống như mình?”.
Hiển nhiên là họ sẽ không có nhiều đóng góp như người quản lý được bởi vì vai trò và trách nhiệm của họ khác bạn. Bạn là người được trả lương cho vai trò, vị trí đó. Bạn có nhiệm vụ buộc phải suy nghĩ, đóng góp những ý tưởng để đội nhóm hoạt động hiệu quả.
Vậy nên, nếu bạn mong đợi: “Nhân sự cũng phải như vậy” thì bạn đang áp đặt mong đợi cho người khác.
Ví dụ, bạn đang quản lý một team bán hàng thì đừng mong đợi một bạn nhân viên chỉ mới vào 1-2 tháng có thể đóng góp ý kiến trong cuộc họp bàn về việc tìm kiếm thêm khách hàng mới.
Khi bạn mong đợi đúng cho từng nhân sự, bạn sẽ điềm tĩnh và biết cách khơi gợi đúng người, đúng việc. Dần dần, bạn hướng dẫn họ để đóng góp ý kiến nhiều hơn thay vì mong đợi họ nhiệt tình ngay từ ban đầu.
Không hiểu tâm lý nhân viên
Khi bạn đã mong đợi đúng người – đúng việc, nghĩa là nhân sự đó có vai trò và trách nhiệm cùng nhau suy nghĩ và đưa ra ý kiến trong cuộc họp. Khi đó, bạn cần nhận ra:
Hiểu cho cảm xúc đó của họ thì bạn mới có thể khơi gợi đúng. Lúc này, cần có 1-2 người sẵn sàng nhất để chia sẻ trước. Sau đó, những nhân sự còn lại sẽ nương theo bầu không khí đó và dễ để nói hơn.
Vậy nên, đừng hỏi là: “Mọi người ở đây có ai có ý kiến gì không?”
Mà bạn hãy: Quan sát và cảm nhận sự sẵn sàng phản hồi của từng nhân sự.
- Sẽ có những người bạn họ đang hơi căng thẳng, hỏi đến có thể họ sẽ không nhớ câu trả lời.
- Sẽ có người bạn thấy vẻ mặt họ đang suy nghĩ và có ý muốn nói, nhưng vẫn còn chút ngần ngại chưa nói, bạn có thể mời đích danh họ một cách thoải mái: “A có ý gì không? Thấy đang suy nghĩ gì hả em?”
Khi đó, bạn sẽ cho họ được 2 điều: sự tôn trọng và biết là mình được phép để nói.
Phản hồi sai khi từ chối nhân viên
Có bao giờ bạn nhớ lại hình ảnh ngày xưa khi còn đi học, một số thầy cô kêu gọi học sinh:
“Thầy giảng xong rồi, tụi em có thắc mắc gì không?”
Và nếu có 1 học sinh thắc mắc: “Dạ, em có câu hỏi!”
Người giáo viên lại trả lời là: “Cái đó mà cũng hỏi nữa hả? Nãy giờ em không tập trung lắng nghe tôi giảng à?”
Đó là một cảm giác không mấy dễ chịu. Dần dần, khi lớn lên mọi người không còn niềm tin để nói ra hết ý tưởng hay những băn khoăn của mình.
Nếu bạn đang là người quản lý, leader thì hãy thử nghiệm lại xem. Có bao giờ nhân sự chia sẻ lên một ý tưởng mà bạn thấy không hay, ngay lập tức bạn đưa ra phán xét: “Ý tưởng này không hay, không làm được. Nếu triển khai theo hướng này thì cũng sẽ thất bại thôi.”
Lúc này, cảm giác của người nhân sự sẽ là: “Nếu bạn hỏi ý kiến của tôi mà mỗi lần nói ra đều bị bỏ qua, vậy thì bạn hỏi để làm cái gì?”
Vậy nên, điều 1 người quản lý giỏi cần làm là: Nghe để hiểu, cho nhân sự cảm giác là mình đã hiểu ý của họ. Cho dù ý tưởng đó “hay” hay “không hay” thì hãy cứ hiểu nó trước. Hãy hiểu xem là ý tưởng đó “hay” như thế nào với góc độ của người kia.
Speed of Trust – Cách giao tiếp hiệu quả với nhân viên
Speed of Trust là gì? Sự tin tưởng để giao tiếp hiệu quả trong đội nhóm
Trong cuốn sách nổi tiếng của Stephen M. R. Covey có nói đến khái niệm “The Speed of Trust” – tốc độ của sự tin tưởng.
Sự tin tưởng càng cao, quá trình giao tiếp càng nhanh.
– Huỳnh Duy Khương –
Trong đội nhóm, có sự tin tưởng đủ lớn rồi thì sẽ không cần phải giao tiếp, xác nhận với nhau quá rườm rà mà đi thẳng vào vấn đề. Đó là khi đội nhóm đã “hợp rơ” với nhau, bạn có niềm tin là bên kia sẽ lắng nghe, và ngược lại bên kia cũng có niềm tin đối với mình.
Tuy nhiên, trong đội nhóm vẫn ở giai đoạn mới làm quen, chưa có văn hóa trao đổi thoải mái, vẫn còn ngại ngùng thì bạn cần chậm lại hơn cho họ có thời gian để tin bạn.
Cách anh áp dụng Speed of Trust
Trong công việc quay clip cho kênh Youtube Huỳnh Duy Khương của mình, có rất nhiều ý tưởng đến từ những bạn nhân sự trong team đóng góp. Vậy nên, trong những cuộc họp mà anh là người duy nhất nói thì công việc không thể hiệu quả mà cần rất nhiều tiếng nói của nhân sự.
Có những bạn đã làm cùng anh nhiều năm trời, anh sẽ chia sẻ và góp ý cho bạn nhanh hơn rất nhiều. Ví dụ, khi có 1 bạn đề xuất chủ đề quay clip, anh nghe và cảm thấy hay nhưng mà thấy “quen quen”, trên kênh cũng đã từng làm nội dung đó.
Sự tin tưởng cao: Với nhân viên đã làm lâu
Anh sẽ nói: “Chủ đề này hình như trên kênh của mình đã làm nhiều rồi. Em xem lại là kênh mình có hay chưa, quay về và đề xuất 1 ý tưởng mới cho nó phù hợp hơn. Chứ cái này anh nghe rất là quen” – Từ chối, xong!
Sự tin tưởng chưa cao: Với nhân viên mới
Tình huống tương tự nhưng với 1 bạn nhân sự mới tham gia vào team, anh sẽ không thể góp ý như bạn ở trên mà sẽ nói:
“Em muốn đề xuất chủ đề A này đúng không? Chủ đề này người nghe cũng rất cần. Anh thấy đó là ý tưởng hay. Không phải là không quay được nhưng anh sợ chủ đề này đã trùng với những clip trước đó. Nếu chọn để quay thì uổng ý tưởng của em, khán giả cũng nghe một chủ đề lặp lại. Nên là bây giờ em giúp anh check lại clip trước đó rồi quay lại trình bày nha!”
Đó là cùng một hướng là anh sẽ từ chối ý tưởng bởi vì sự không phù hợp, nhưng cách mà anh phản hồi cho từng mức độ tin tưởng sẽ khác nhau. Điều này làm cho người khác nhận ra là mình đã hiểu họ như thế nào, trân trọng ý tưởng mà họ có. Từ đó, làm cho họ tin tưởng mình hơn, lần sau họ sẽ tiếp tục hăng hái đóng góp, chia sẻ.
Lời Kết
Sự im lặng từ nhân sự là chuyện bình thường nếu bạn chưa biết cách khơi gợi sự nhiệt tình, sẵn sàng chia sẻ của họ. Nhận biết được lý do của vấn đề này, bạn có thể dần dần tập cách khơi gợi và khiến cho nhân sự tin tưởng mình để họ sẵn sàng chia sẻ và đóng góp nhiều hơn.
>> 1 Việc quan trọng bạn cần làm trước khi kết thúc ngày làm việc
