Trở thành quản lý là một trong những bước thăng tiến trong công việc và sự nghiệp của một người.
Tuy nhiên, nếu không trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng cơ bản trước khi bước lên vị trí này thì bạn sẽ phải đối diện với rất nhiều những vấn đề, khó khăn. Thông thường, giai đoạn này sẽ tốn rất nhiều thời gian để dần dần nhận ra được những “bản chất” thật sự của công việc quản lý.
Thử nghĩ mà xem, nếu bạn biết trước được những điều “cần biết” ngay từ ban đầu sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và cả nỗ lực của mình.
Chính điều đó sẽ giúp bạn cùng với đội nhóm của mình tạo ra được nhiều kết quả hơn, thậm chí là vượt ngoài mong đợi của cấp trên. Để từ đó trở thành một nhân sự “không ai có thể thay thế” cho dù ở bất kì hoàn cảnh nào.
1. Nhân viên xuất sắc thường là quản lý tồi
Có một câu nói giống như vậy:
“Thứ khiến cho bạn trở thành một nhân viên xuất sắc cũng sẽ là thứ khiến cho bạn trở thành một quản lý tồi.”
Đa số người được đề bạt lên làm vị trí quản lý hoặc trưởng nhóm thường là những bạn có kỹ năng chuyên môn giỏi. Nhưng khi lên vị trí mới, tất cả những kỹ năng đó sẽ làm ảnh hưởng tới công việc của chính bạn.
Ví dụ, một trong những lý do giúp bạn lên được làm quản lý là vì có được tinh thần chịu trách nhiệm cao. Tuy nhiên, nếu giao việc cho nhân viên nhưng họ làm không đúng như mong đợi và ảnh hưởng tới kết quả, khả năng rất cao là bạn sẽ lấy lại công việc và tự mình xử lý. Khi đó, vấn đề có thể được giải quyết nhưng tinh thần đội nhóm sẽ sụt giảm đi rất nhiều.
Cho nên, để vượt qua được tình trạng này, có 5 nguyên tắc bạn cần phải biết trước khi lên làm quản lý.
2. Quản lý không cần phải biết hết mọi câu trả lời
Thời gian đầu khi mới làm Quản lý, anh luôn có một mong đợi cho bản thân mình. Đó là “Làm quản lý là phải biết mọi câu trả lời, như vậy nhân viên mới phục”.
Nhưng sau một hồi, chính mong đợi này cũng sẽ khiến cho anh rất mệt mỏi và áp lực, bởi vì quản lý cũng là con người – không thể biết hết được mọi câu trả lời cho mọi vấn đề được.
Cũng giống như việc bạn là một học sinh giỏi, sẽ không yêu cầu bạn phải biết hết mọi câu trả lời cho mọi bài toán mỗi khi đối diện với nó.
Thứ bạn cần chính là tinh thần không ngừng học hỏi và đi tìm giải pháp cho những vấn đề mới xuất hiện.
3. Cách làm hay nhất là của nhân viên (Executive)
Có một công thức đơn giản giống như vậy:
Sai lầm mà nhiều người quản lý thường mắc phải chính là…họ luôn nghĩ ý tưởng của mình hay nhất và tốt nhất.
Khi một nhân viên đề xuất lên một hướng giải pháp để giải quyết một vấn đề cụ thể. Về cơ bản, ý tưởng đó hay nhưng nó lại chưa hoàn hảo. Thế rồi, bạn lại tiếp tục bài ca kiểu như:
“Em nên làm theo hướng này đi.”
“Em bỏ cái này, thêm cái này vào thì sẽ hiệu quả hơn.”
Chính cách làm này khiến cho người nhân viên cảm thấy ý tưởng của họ không hay và không tốt. Tệ hơn là họ bị đóng khung suy nghĩ và bị bắt ép làm theo hướng mà bạn cảm thấy là hợp lý.
Điều bạn cần nhận ra là gì?
Một ý tưởng hay mà triển khai kém hiệu quả thì cũng dẫn tới kết quả đầu ra không được như mong đợi.
Tuy nhiên, nếu điều chỉnh một chút ở công thức này như sau thì bạn sẽ có được kết quả khác biệt hoàn toàn:
Ví dụ, bạn được giám đốc giao cho nhiệm vụ đi tới điểm A.
Bạn biết được rất nhiều đường tắt để đi tới điểm A đó nhanh nhất. Nhưng có một bạn khác xung phong để nhận nhiệm vụ dẫn mọi người tới địa điểm đó. Bạn này rất hăng hái và cũng có những tìm hiểu, nghiên cứu để tìm được hướng đi nhanh nhất.
Tuy nhiên, con đường tới điểm A đó còn bị dài và chưa được tối ưu hiệu quả.
Bước tiếp theo cần làm là… đừng đụng gì tới kế hoạch của nhân viên. Hãy để họ tự triển khai, có khi đường đi hơi khó nhưng rồi cũng tới được đích. Chưa kể, nếu ép họ phải đi theo con đường bạn đặt ra thì có khi điều đó lại khiến cho tinh thần của người nhân viên đó giảm xuống và ảnh hưởng tới kết quả.
Xem thêm: 5 Nguyên Tắc Giúp Thuyết Phục Sếp Khó Tính
4. People skill vs Technical skill
People skill: kỹ năng làm việc với con người
Technical skill: kỹ năng chuyên môn
Như anh có nói ở lúc đầu, đa số với những bạn lần đầu lên làm Quản lý sẽ đều có kỹ năng chuyên môn rất là tốt. Tuy nhiên, chậm lại một nhịp để suy nghĩ kĩ xem, điều gì đã giúp bạn có được kỹ năng chuyên môn tốt?
Đó chính là thời gian, thời gian để làm, thử, sai rồi lại tiếp tục làm lại để dần dần tích luỹ đủ kinh nghiệm. Cho nên, bước qua cuộc chơi của quản lý, bạn cũng cần nhớ:
4.1. Làm việc với con người cũng là một kỹ năng.
Có rất nhiều thứ để nói tới kỹ năng này, như là cách lắng nghe nhân viên, cách khơi gợi động lực, cách giao việc đúng và hiệu quả,… Đó là cả một quá trình cần khám phá và tìm hiểu.
Anh không có ý định chia sẻ với các bạn tất cả thứ có liên quan trong bài viết này nhưng anh muốn các bạn nhớ một điều:
Có kỹ năng chuyên môn tốt nhưng chưa chắc bạn có thể hướng dẫn cho người khác làm việc hiệu quả giống như mình nếu như không trau dồi khả năng làm việc và dẫn dắt con người.
4.2. Kỹ năng làm việc với con người rất quan trọng
Tới một thời điểm nào đó, bạn sẽ chỉ có thể dành 10% thời gian cho công việc chuyên môn, còn lại 90% là dành cho việc phối hợp và xử lý những việc liên quan tới con người.
Ý thức được điều này để đừng xem nhẹ nó và bắt tay vào để rèn luyện, trau dồi cho mình nhiều kinh nghiệp hơn trong bộ kỹ năng này để từ đó đạt được nhiều kết quả hơn.
5. Tôn trọng chuyên môn của người khác
Khi làm quản lý được một thời gian thì nhân viên ở phía dưới sẽ có những bạn giỏi về một chuyên môn nào đó nhất định và có khi họ còn giỏi hơn bạn. Nên bạn đừng mong đợi lúc nào quản lý cũng là người sắp xếp công việc cho từng người và đưa ra nhiệm vụ cụ thể cho từng người.
Ví dụ, bạn là quản lý của một đội ngữ Marketing và trong đội ngũ đó sẽ có những bạn giỏi về việc sản xuất và chỉnh sửa video clip.
Một lỗi sai anh thấy nhiều bạn gặp phải ở trong tình huống này là bắt nhân viên làm theo ý của mình. Ví dụ: em phải làm như thế này mới tốt, chỗ này điều chỉnh lại theo hướng này đi,…
Điều đó sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy không được tôn trọng trong chính chuyên môn của mình và cảm thấy bị áp đặt bởi một người chuyên môn cũng không giỏi hơn mình là bao.
Trong trường hợp này:
- Bước 1: Có tinh thần tôn trọng chuyên môn của người khác
- Bước 2: Thay vì ra lệnh, thì hãy HỎI – Hỏi lời khuyên, hỏi ý kiến trong đúng chuyên môn để giúp cho họ cảm thấy được tôn trọng.
Thay vì nói là: “em phải làm theo hướng này để có kết quả tốt nhất.“
Thì hãy nói là: “những thứ gần đây em làm có kết quả rất tốt. Tuy nhiên, anh/chị đang băn khoăn là muốn cho kết quả ở công việc này cải thiện tốt hơn, dựa trên chuyên môn của em, đâu là phương án hay nhất có thể làm?“
Hãy đưa ra cho họ một bài toán, một vấn đề,…để họ được ở trong tư thế “Giúp đỡ người khác”. Bất cứ ai cũng muốn giúp đỡ người khác với thứ mà mình giỏi. Đó là lúc họ sẽ dốc hết sức để giải quyết vấn đề cùng với bạn để thống nhất được một giải pháp mà cả hai bên đều ưng ý.
6. Làm những thứ bạn mong đợi ở nhân viên
Họ không nghe những gì mình nói, họ chỉ nhìn những thứ mình làm.
Cho nên, bất cứ điều gì người quản lý mong đợi ở nhân viên, bạn cũng đều phải cư xử đúng như vậy. Bởi vì lúc nào bạn cũng sẽ được quan sát bởi các thành viên trong đội nhóm của mình.
Một thứ đơn giản nhất mà anh đã từng làm sai trong những lần đầu tiên mới lên làm Quản lý là…anh đã tới trễ trong một buổi Event.
Ngày hôm đó, mọi người cần phải tới sớm lúc 6h để chuẩn bị kĩ lưỡng. Sáng ngày hôm đó, anh cũng dậy sớm để chuẩn bị nhưng có một việc xảy ra khiến cho anh không tới đúng giờ. Thế là anh gọi cho bạn trưởng nhóm của buổi Event hôm đó và chia sẻ là có việc nên sẽ tới trễ.
Sau ngày hôm đó, anh mới để ý là hình như bạn nhân viên đó không còn tin tưởng và phục anh nữa. Những đề xuất anh đưa ra, bạn đó liên tục có những phản bác ngược lại.
Sau này, anh mới biết được là do ngày anh tới trễ và không chia sẻ rõ ràng lý do nên đã khiến cho bạn nhân viên nghĩ là: Anh ngủ quên, không nghiêm túc với công việc, đổ thừa cho việc tới trễ,…
Kể từ ngày đó, anh rất ý thức về chuyện đó, đặc biệt là với những bạn nhân viên mới. Thứ mà anh mong đợi ở các bạn đó là: luôn đúng giờ, không được trễ deadline,.. anh đều nỗ lực để hoàn thành tốt những điều mà mình đã nói.
Thậm chí, đôi khi sẽ có những việc khẩn cấp xuất hiện, hãy chia sẻ rõ ràng cho nhân viên của mình nắm tình hình. Chứ đừng để tới sát giờ rồi mới báo, bởi nếu không, sau này họ sẽ không còn nghe và tin tưởng bất cứ điều gì bạn nói nữa.
Xem thêm: SỰ KHÁC BIỆT giữa Lãnh Đạo và Quản Lý (chắc chắn bạn chưa biết)
7. Lời kết
Đây là 5 tư duy giúp cho bạn quản lý được nhân sự một cách hiệu quả để có thể tạo ra được nhiều kết quả nhất trong đội nhóm của mình. Nếu bạn muốn đào sâu hơn vào chủ đề này và muốn tìm được một giải pháp trọn vẹn thì có thể đăng ký tư vấn tìm hiểu khoá học Underground Leader của anh tại đây nhé.
Đây là khoá huấn luyện kỹ năng quản lý đội nhóm trong 2 tháng dành cho các bạn đang là nhân viên hoặc quản lý cấp trung. Tham gia vào chương trình, bạn sẽ biết được bí mật đã giúp anh Khương từ một nhân viên xếp hạng “bét” trong công ty, luôn ngập đầu trong deadline, trở thành nhân viên xuất sắc dẫn dắt hàng trăm đội nhóm đạt được kết quả vượt ngoài mong đợi.
