Khi đi làm, đã bao giờ bạn gặp tình huống là trao đổi một công việc nào có liên quan trực tiếp đến sếp, mình nhắc nhở deadline nhiều lần nhưng sếp vẫn không nhớ. Kết quả là công việc bị chậm tiến độ, còn bản thân lại bị khiển trách tại sao không nhắc nhở sếp đến cùng.
Đó là một cảm giác không mấy vui vẻ khi đi làm. Vậy nên, trong bài viết này, anh sẽ chia sẻ cho bạn 4 cách ứng xử để tránh được trường hợp trên.
Hãy mong đợi đúng khi làm việc với Sếp
Nếu khi đi làm, bạn có mong đợi là: “Việc đó là việc quan trọng, sếp phải tự nhớ đi chứ.”
Đó là một mong đợi đúng, tuy nhiên sẽ tùy vào vai trò của bạn trong dự án/ công việc đó. Và anh sẽ phân biệt cho bạn rất rõ 2 trường hợp này để bạn có thể tự trả lời cho mình là liệu mình có nên nhắc deadline cho sếp.
Điều bạn cần nhớ là: Người nào chịu trách nhiệm cho kết quả cuối cùng của công việc nào đó sẽ là người “lead”, nghĩa là người đó phải đảm bảo công việc được đi đúng tiến độ.
Trường hợp 1: Sếp là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho kết quả công việc
Trong trường hợp này, sếp phải là người theo dõi tiến độ để đảm bảo công việc được đi đúng tiến độ.
Khi đó, họ sẽ không mong đợi bạn sẽ là người thúc đẩy và nhắc nhở để công việc được trơn tru bởi vì bạn đang ở vai trò là nhân viên triển khai. Vậy nên, nếu sếp mong đợi bạn phải tự nhớ tiến độ thì đó là một mong đợi sai của họ. Trường hợp này anh sẽ không bàn đến trong bài viết.
Trường hợp 2: Bạn là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho kết quả công việc
Lúc này, bạn sẽ là người có trách nhiệm phải thúc đẩy, kết nối những người có liên quan đến dự án (trong đó có sếp) để đảm bảo dự án được đúng tiến độ.
Với vai trò đó, bạn được mong đợi cư xử như một người leader – nghĩa là bạn cần đảm bảo công việc luôn đi đúng tiến độ. Vậy nên, anh sẽ chia sẻ 4 cách để bạn có thể follow up công việc đó với sếp một cách hiệu quả mà không bị “trễ deadline”.
Cách 1: Làm rõ mức độ quan trọng
Khi gửi một file nào đó cho sếp và mong đợi được duyệt để tiếp tục triển khai dự án, bạn hãy cho sếp thấy mức độ quan trọng của việc này. Bởi vì:
Vấn đề không phải là sếp bận hay rảnh, vấn đề là công việc này ưu tiên đến mức nào.
– Huỳnh Duy Khương –
Sếp sẽ có rất nhiều công việc khác nhau cần phải xử lý, nhưng họ biết cách để ưu tiên việc quan trọng. Vậy nên, nhiệm vụ của bạn là trao đổi cho sếp thấy đây là công việc quan trọng để họ ưu tiên giải quyết.
Khi nhắc sếp, hãy chia sẻ đầy đủ what & why.
Ví dụ, khi bạn cần gửi cho sếp file và muốn được duyệt để tiếp tục triển khai:
Cách 2: Nêu deadline cụ thể & ý nghĩa của deadline
Thông thường khi gửi đề xuất nào đó để sếp duyệt, mọi người chỉ thường nói là:
“Anh gửi cho em cái này vào thứ 3 được không ạ?”
Đó là một cách nói không hiệu quả, bởi vì sếp không thấy lý do nào để gửi bạn vào thứ 3 cho nên có thể họ sẽ gửi bạn chậm trễ vào thứ 4, thứ 5,…
Cách nói hiệu quả:
Vậy nên, chúng ta cần nhấn mạnh và nhắc cho họ nhớ thì xác suất họ gửi đúng deadline cho mình sẽ cao hơn rất nhiều.
Cách 3: Tìm hiểu phương thức giao tiếp hiệu quả nhất với sếp
Mục đích của việc này là để họ có thể feedback cho bạn càng nhanh, càng dễ càng tốt.
Khi bạn gửi một file nào đó cho sếp, hãy suy nghĩ:
- File này sếp đã nhận được chưa?
- Nhận rồi thì có dễ dàng feedback không?
Hồi xưa khi đi làm, anh có 2 người sếp. Sau khi quan sát và làm việc cùng nhau, anh thấy cả 2 người đều có cách giao tiếp và tương tác rất khác nhau.
Người sếp 1: theo kiểu “old school”, nghĩa là không thích các thiết bị công nghệ lắm, mọi thứ sếp đều ghi chép vào trong sổ của mình. Vậy nên, khi muốn người sếp đọc và duyệt nhanh công việc thì anh không chỉ gửi email để xác nhận, mà anh còn dành thời gian in đề xuất ra giấy và đặt lên bàn sếp. Đó là lúc anh nhận được phản hồi cực kì nhanh.
Người sếp 2: làm việc từ xa và mọi thứ đều làm trên online, nên người sếp này thích làm việc qua email và cũng là người rất kỹ tính và chi tiết, rất thích hỏi số liệu cụ thể. Mỗi lần bước vào cuộc họp, anh đều tự kiểm tra lại số liệu và đặt trường hợp nếu mình là sếp thì mình sẽ thắc mắc những con số nào. Điều này giúp anh chuẩn bị được chi tiết và đầy đủ những bảng số liệu mà sếp có thể sẽ hỏi, nhờ vậy mà công việc trở nên trơn tru hơn rất nhiều.
Tham khảo thêm về cách anh đã ứng dụng cách làm này để giao tiếp hiệu quả với sếp trong bài viết bên dưới:
Mô Hình 7 Yếu Tố Cho Người Giao Tiếp Hiệu Quả
Cách 4: Tiếp tục mang lại giá trị cho người khác
Đây là cách mà bạn nên áp dụng trong trường hợp người sếp đã: biết công việc này quan trọng và trau đổi với bạn hiệu quả. Tuy nhiên, họ vẫn còn đang suy nghĩ và chưa biết cần phải feedback cho bạn như thế nào.
Đó là lúc bạn có thể mang lại giá trị cho sếp bằng cách: Tự coi lại đề xuất của mình và bổ sung, hoàn thiện nó (thêm góc nhìn, dẫn chứng) cho sếp để họ có cơ sở để dễ dàng hơn trong việc feedback cho bạn.
Lời Kết
Qua bài viết này, anh tin là bạn đã có thể biết liệu mình có nên “nhắc deadline” cho sếp hay không và nên nhắc như thế nào để đạt được mục tiêu của mình. Lần tới khi có một công việc nào đó cần sự có mặt của sếp, bạn sẽ biết chính xác mình nên làm gì để có được thứ mà mình mong muốn.
Đọc bài viết chủ đề liên quan bên dưới:
1 Việc quan trọng bạn cần làm trước khi kết thúc ngày làm việc
6 lý do khiến bạn nói chuyện khó hiểu, thiếu logic (kèm giải pháp)
