Nhiều bạn hay ghi trong CV rằng: Mình có kỹ năng giao tiếp 4-5 sao. Nhưng, bạn có thật sự hiểu kỹ năng giao tiếp có nghĩa là gì không?
Nếu bạn hiểu sai và ngộ nhận mình đang giao tiếp tốt, mặc dù thực tế lại hoàn toàn ngược lại, đó là lúc bản thân sẽ đánh mất đi rất nhiều cơ hội trong mối quan hệ và công việc sau này.
Vậy rốt cuộc:
- Giao tiếp là gì?
- Làm sao để giao tiếp tốt hơn?
- Những yếu tố nào để bạn dễ dàng đánh giá về một cuộc giao tiếp hiệu quả?
Trong bài viết này, anh sẽ trình bày chi tiết về 2 chữ “giao tiếp” để cho những bạn chưa biết hoặc chưa rõ có thể nâng cao kỹ năng đó của mình một cách hiệu quả nhất.
Tác giả: Huỳnh Duy Khương.
Giao tiếp là gì?
Điều đầu tiên, bạn cần biết giữa giao tiếp và mở miệng ra nói chuyện là 2 thứ hoàn toàn khác nhau. Việc để lời nói bay ra khỏi miệng chỉ đơn thuần là bạn đang nói một cách vô tội vạ, thiếu cân nhắc.
Còn định nghĩa chính xác về giao tiếp đó là: Giao tiếp là quá trình truyền tải thông điệp muốn nói tới người nghe và họ sẽ hành động theo ý mình mong muốn.
Tầm quan trọng của giao tiếp
Nếu không biết cách giao tiếp tốt, bạn sẽ thường nghe những câu như:
- Em nói rồi nhưng sao bên kia lại không hiểu?
- Em nói rồi nhưng họ không nghe
- Em nói rồi nhưng sao cảm thấy tiếng nói của mình không có trọng lượng lắm
- Em nói rồi nhưng người khác lại không làm đúng với những ý mình mong đợi?
Bởi vì đó là lúc bạn chưa thực sự cho người khác hiểu được ý mình mong muốn.
Hãy nhớ, giao tiếp chính là chìa khóa mở ra những mối quan hệ thân thiết. Và chất lượng cảm xúc của một người phụ thuộc vào chất lượng các mối quan hệ xung quanh.
Chính vì vậy, khi có khả năng giao tiếp tốt, bạn sẽ chủ động hơn trong các cuộc trò chuyện. Và giúp người đối diện cảm thấy được quan tâm, tôn trọng. Điều này, đồng nghĩa với việc bạn sẽ có thêm nhiều mối quan hệ mới. Vị thế của bạn trong mắt người khác cũng tăng lên và từ đó mang lại những kết quả tốt, sự tự tin cho sự nghiệp.
Những ảnh hưởng tiêu cực đến kỹ năng giao tiếp
Tiêu cực về đám đông
Chúng ta thường có trải nghiệm không tốt khi nói trước nơi đông người. Có những câu chuyện mình chia sẻ ra nhưng lại bị người khác đánh giá, bàn tán, thậm chí lợi dụng vì một mục đích không tốt đẹp nào đó.
Lâu dần, những tổn thương đó sẽ hình thành nỗi sợ khủng khiếp bên trong khiến bạn không còn muốn chia sẻ bất cứ điều gì. Bản thân luôn trong trạng thái lo lắng, sợ mọi người soi mói, trêu ghẹo.
Và chính nỗi sợ đó sẽ khiến bạn ngày càng khép kín và đánh mất dần đi sự tự tin vốn có, không dám bắt chuyện với người lạ của mình.
Tiêu cực về nội dung
Chúng ta thường khó nói thật lòng mình. Sợ chia sẻ ra những quan điểm cá nhân sẽ lệch ra khỏi những khuôn mẫu của xã hội, sẽ bị phê bình, phán xét.
Nên chúng ta thường có xu hướng làm theo những thứ có sẵn, theo những cái người khác làm mà quên dần đi cách bộc lộ chính kiến, cảm xúc thật bên trong mình.
Nhưng, nếu không thể nói ra những quan điểm và suy nghĩ cá nhân đó, bạn sẽ rất khó chia sẻ những điều hay ho với người khác. Vì điều quan trọng để chạm đến trái tim người đối diện chính là câu chuyện chân thật từ chính trải nghiệm của bản thân mỗi người.
Tiêu cực về ngữ điệu
Chúng ta thường sợ nếu nói lớn sẽ gây ồn ào, ảnh hưởng tới người khác nên chỉ dám nhỏ nhẹ, thủ thỉ về câu chuyện của mình khi giao tiếp, chia sẻ.
Nhưng, để tạo nên một câu chuyện hay, điều cơ bản nhất là cần phải nói đủ to và rõ ràng. Cũng như phải bộc lộ thật nhiều cảm xúc, thể hiện sự say mê trong những điều mình chia sẻ. Khi đó câu chuyện của bạn mới cuốn hút người đối diện được.
Tiêu cực về ngôn ngữ cơ thể
Trước người khác, bạn thường khó thể hiện bản thân một cách thoải mái như khi chia sẻ với bạn bè thân thiết. Vì sợ nếu thể hiện ra những hành động kỳ quặc, người khác sẽ quan sát và khiến cho bạn rất mắc cỡ, ngại ngùng.
Nhưng sự thật là khi luôn mang trong mình niềm tin giữ kẽ đó, bạn sẽ quen với việc đóng cơ thể ở trạng thái quá an toàn. Việc giao tiếp của bạn sẽ dần trở nên cứng nhắc và khó tạo được sức hút với người khác.
Sơ đồ giao tiếp hiệu quả
Có 7 yếu tố cấu thành nên một cuộc giao tiếp hiệu quả:
1. Speaker
Xác định rõ về chính bạn khi bước vào cuộc trò chuyện:
- Bạn là ai?
- Điểm mạnh của bạn khi bước vào cuộc trò chuyện là gì? (kiến thức vững vàng, tinh thần cầu tiến sẵn sàng học hỏi dù chưa biết nhiều,…)
- Đâu là giá trị bạn có thể mang lại?
2. Listener
Xác định rõ về đối tượng bạn chuẩn bị chia sẻ:
- Họ là ai?
- Vị thế của họ so với bạn? (Thế trên, ngang bằng hoặc thấp hơn?)
- Yếu tố nào sẽ tác động tới họ khi giao tiếp? (Cảm giác vui, mục tiêu rõ ràng, thông tin chi tiết,…)
3. Message
Thông điệp bạn muốn truyền tải tới người nghe là gì?
Nhưng trước đó, bạn cần trả lời được câu hỏi mà rất nhiều người nhầm lẫn: nội dung và thông điệp khác nhau như thế nào?
- Nội dung: những điều bạn nói với người nghe
- Thông điệp: nhũng điều người nghe nhớ được sau khi bạn nói
Vì vậy, nội dung bạn nói ra bên ngoài không đồng nghĩa với những thứ người nghe nhớ được sau đó. Cho nên, khả năng truyền đạt đúng thông điệp tới người nghe là một điều vô cùng quan trọng mà ít ai để ý đến.
4. Channel
Bạn giao tiếp thông qua phương tiện nào?
- Nói chuyện trực tiếp
- Nói chuyện gián tiếp qua các nền tảng mạng: Zoom, Messenger, Google Meet,…
- Nói chuyện qua điện thoại
Và ở mỗi phương tiện khác nhau, cách bạn tập trung thể hiện ra cũng khác nhau.
Nếu như khi gặp trực tiếp, bạn sẽ cần chú tâm hơn về ngôn ngữ cơ thể khi thể hiện ra bên ngoài để tạo được sự thu hút. Nhưng khi nói chuyện qua điện thoại, thứ bạn cần tập trung là về ngữ điệu đảm bảo to, rõ ràng để người nghe nắm bắt được đúng toàn bộ thông tin khi mình chia sẻ.
5. Interference
Đâu có thể là những yếu tố có thể ngăn cản hoặc gây nhiễu trong quá trình truyền đạt của bạn?
Có thể là tiếng ồn từ môi trường xung quanh khiến người nghe không tập trung được. Hoặc do mạng bị giật trong khi nói chuyện qua Zoom.
Cân nhắc và lường trước những yếu tố đó để có thể tìm cách vượt qua, đảm bảo quá trình giao tiếp của bạn và người nghe được diễn ra suôn sẻ.
6. Feedback
Người nghe phản hồi như thế nào sau khi nghe bạn nói?
Đây là lúc bạn phải học cách để quan sát và lắng nghe từ người khác. Nếu đó là phản hồi tốt, người nghe cảm thấy hứng thú với lời bạn chia sẻ, hãy tiếp tục. Còn nếu họ cảm thấy khó chịu hoặc không thoải mái, bạn cần hiểu và điều chỉnh lại cách thể hiện để thông điệp mình truyền tải ra phù hợp hơn.
7. Situation
Bạn đang giao tiếp trong tình huống nào?
Mỗi một tình huống, bối cảnh sẽ có những cách tương tác khác nhau.
Nếu như đó là một buổi hội thoại vui vẻ với bạn bè, thì lời ăn tiếng nói của bạn có thể thoải mái hơn. Nhưng nếu đó là một cuộc họp quan trọng với sếp, thì câu từ của bạn sẽ cần lịch sự và nghiêm túc hơn.
Thói quen giao tiếp của người giao tiếp hiệu quả
Chọn lọc người để giao tiếp
Đừng tưởng người giao tiếp hiệu quả lúc nào cũng chia sẻ hăng say và để tâm sức vào câu chuyện với tất cả mọi người. Họ chỉ làm chuyện đó với những người họ thấy là xứng đáng.
Hãy học cách để ý đến cảm xúc của người khác, quan sát xem họ có thực sự muốn nghe điều bạn nói hay không?
Kẻ say chỉ những người không kiểm soát cảm xúc tự nhiên của mình và thiếu đi sự bình tĩnh để lắng nghe. Nên dù có nói lý đúng tới mức nào thì họ cũng sẽ đủ lý trí để hiểu điều bạn nói.
Kẻ xấu là những người hay than phiền, đổ lỗi, nói xấu người khác. Bạn không cần phải cố hoà đồng với những nhóm người này.
Kẻ liều thường là những người bộc trực, cố chấp với lời người khác. Với tính cách này, dù bạn có chiến đấu quyết liệt như thế nào thì phần thắng vẫn chưa chắc thuộc về bạn. Thậm chí có thể gây tổn hại ngược lại tới bạn và người thân.
Kẻ ngu là người chưa muốn hiểu, hoặc chưa có khả năng hiểu điều bạn nói ở thời điểm hiện tại. Nhưng sau này đến một thời điểm thích hợp, họ có khi sẽ dần dần hiểu được điều bạn nói bình thường.
Không nói những lời đổ lỗi, than thở
Người giao tiếp giỏi luôn để ý lời nói của mình trong hầu hết các trường hợp. Họ luôn cố tránh những lời lời than phiền, đổ lỗi.
Thông thường, khi làm không tốt một việc nào đó, chúng ta hay sử dụng những từ: tại, bởi, nhưng,… để giải thích cho sự việc mình không làm được trở nên nhẹ nhàng hơn. Tuy nhiên, hãy rất cẩn thận! Tất cả những câu nói đó đều là những câu nói đổ lỗi.
Đừng nói: “Tại em là người hướng nội, nên em rụt rè, khó kết bạn, không tự tin giao tiếp, không suy nghĩ nhanh như hướng ngoại được…”
Sau mỗi lần đổ lỗi, đó là lúc bạn sẽ tự mình đóng sầm suy nghĩ trong đầu của mình lại và lấy đó làm cái cớ để không tìm cách thay đổi, phát triển năng lực nữa.
Cho nên, học cách để tìm ra những giải pháp cho những trường hợp của mình, thay vì chỉ ngồi đó nói những lời than phiền và đổ lỗi.
Có mục tiêu rõ ràng trong lời nói
Trong giao tiếp, không phải lúc nào cũng nghĩ gì nói đó. Phải luôn có mục đích trước khi nói để tránh bị chia sẻ lan man, không đúng trọng tâm chủ đề và vô tình chung giảm đi độ hiệu quả trong cách giao tiếp của bạn.
Ví dụ như trước khi đi họp bên công ty, bạn cần phải biết:
- Chủ đề họp là gì?
- Mình nên nói những gì?
- Ý tưởng của mình có đóng góp được cho công ty không?
- Mình sẽ đặt câu hỏi để hiểu kỹ vấn đề hơn hay phản biện để cho cuộc họp thêm đa chiều?
Khi hiểu rõ mục tiêu trong lời nói, bạn sẽ biết mình nên nói như thế nào.
Lắng nghe để hiểu
Nhiều bạn hay có suy nghĩ: “Vì em ít nói nên em thích lắng nghe hơn. Em tin mình lắng nghe rất tốt.”
Nhưng một sự thật hoàn toàn ngược lại: những người không có khả năng nói nhiều lại là những người lắng nghe rất kém.
Đã bao giờ bạn bước vào trong một cuộc trò chuyện và ngồi im từ đầu tới cuối, sau khi kết thúc, trong đầu không còn đọng lại bất cứ điều gì chưa?
Bởi vì khi đó bạn đang bị lắng nghe. Đó là kiểu lắng nghe rất bị động. Và thường những việc miễn cường như vậy sẽ không mang đến kết quả tốt được.
Cho nên, hãy biết lắng nghe một cách chủ động. Tập cách tham gia vào các cuộc trò chuyện, chủ động tiếp nhận những thông tin, chia sẻ,… từ phía bên kia và phản hồi lại bằng cách đặt ra những câu hỏi, bày tỏ ý kiến,… của bản thân để người khác biết.
Khi đó, bạn mới có thể lắng nghe một cách toàn tâm toàn ý được.
Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe là gì? 4 loại lắng nghe nâng tầm giao tiếp
Muốn người khác biết, mình cần phải nói
Bệnh im – 1 căn bệnh cầm tù sự thăng tiến của bạn.
Sếp giao việc xong, làm được hay không cũng im. Gặp vấn đề giữa chừng không giải quyết được cũng im. Sếp không hỏi tới thì im luôn, cho qua. Tới khi mọi thứ căng thẳng, sếp lại hỏi mới bắt đầu đưa đủ lý do biện minh tại sao công việc không hoàn thành.
Thói quen im lặng một cách thụ động còn cầm tù cả những mối quan hệ của bạn. Nó là thứ gây ra mâu thuẫn nhiều nhất trong công việc, bạn bè, người yêu và gia đình.
Muốn người khác hiểu, bạn cần phải nói. Biết cũng nói. Không biết cũng nói… là không biết. Hiểu cũng nói là đã hiểu cái gì. Không hiểu, phải nói rõ không hiểu chỗ nào..
Nói ra những câu này, bạn chẳng mất gì cả. Mà đổi lại còn giúp người bên kia hiểu hơn về bạn. Thông qua những trải nghiệm tương tác như vậy, đó là lúc bạn xây dựng được tin tưởng của người khác nhờ sự chân thành, rõ ràng của mình.
Không khuyên người khác những điều mình không làm được
Khi những bạn đã có được sự tự tin giao tiếp sẵn, chúng ta thường có thói quen đưa ra những lời khuyên người khác. Trong khi đó, bản thân cũng chưa thực sự làm được điều những điều mình đã khuyên.
Với những lời khuyên bạn chưa làm được hoặc chưa có hiệu quả với bản thân, thì sao bạn tin nó sẽ phù hợp với người khác được?
Cho nên, trước khi đưa ra lời khuyên cho người khác, hãy là người trải nghiệm trước và thực sự làm được nó.
Giải pháp giúp bạn giao tiếp tốt hơn – Kỹ năng Public Speaking
Đó là những điều bạn cần biết để có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp trong cuộc sống của mình.
Nếu đọc tới đây, bạn nhận ra mình đang có nhiều vấn đề trong việc giao tiếp và chúng khiến bản thân đánh mất đi rất nhiều cơ hội trong các mối quan hệ và công việc.
Bạn muốn khắc phục nhưng vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu, thì có thể tham khảo qua về Workshop Public Speaking “Bí quyết giao tiếp tự tin, thu hút mà không bị đánh giá” của anh Khương dưới đây để tìm ra cho mình câu trả lời nhé.
Bạn sẽ biết được:
- Lầm Tưởng lớn nhất về giao tiếp khiến bạn luôn gặp áp lực và nỗi sợ bị đánh giá từ người khác.
- 3 cách giao tiếp để lời nói của mình có trọng lượng trong đội nhóm, được mọi người tôn trọng và lắng nghe.
- Lộ trình rèn luyện để trở thành một người tự tin, bản lĩnh trong giao tiếp mà ai cũng có có thể học và làm được.
